10 modi per aumentare la produttività

A fine giornata non ti sei mai detto “oggi avrei potuto fare di più” oppure “questa cosa l’avrei potuta fare in meno tempo?” La domanda centrante è quindi: “come posso aumentare la mia produttività?”

In economia, la produttività è il rapporto tra la quantità prodotta in una data unità di tempo e i mezzi impiegati per produrla. Noi ci sentiamo produttivi, quando sappiamo di aver fatto il nostro meglio con i mezzi e i tempi a disposizione. Ci sono però dei giorni che ci sentiamo insoddisfatti, da cosa dipende? 

Ti vogliamo fornire 10 consigli per aumentare le tua produttività e sentirti orgoglioso ogni giorno. E il tutto comincia, come sempre, con una bella e sana dormita…

Aumentare la produttività seguendo questi consigli 

Per aumentare la tua produttività, hai bisogno di sonno, carta e penna, del buon esercizio fisico e soprattutto di mettere da parte il tuo perfezionismo. 

Questi sono i nostri 10 consigli. 

Migliora la qualità del tuo sonno: per essere produttivi bisogna iniziare la giornata con energia, ecco perché è così importante come prima cosa, migliorare la qualità del tuo sonno. Dormire (bene!) almeno 7-8 ore per notte, ti permetterà di ricaricare le energie e far riposare il tuo cervello. Ciò significa prendere decisioni migliori e in maniera più veloce, fare meno errori e avere maggiore concentrazione. 

Gioca in anticipo: le persone produttive non sono quelle che guardano l’orologio ma quelle che usano l’orologio. Come? Pianificando in anticipo il lavoro da fare e in quanto tempo verrà fatto. In questo modo, potrai mettere le attività più pesanti o che richiedono più sforzo al mattino, quando si è più freschi. Lascia invece attività più semplici e meno importanti al pomeriggio quando inizia a farsi sentire la stanchezza. 

Crea il tuo CPI giornaliero: CPI è l’acronimo che abbiamo creato per Compiti Più Importanti che devono essere fatti. Di solito i CPI ruotano intorno a 3 fattori:

• un compito lavorativo: è il task più importante che dovresti fare nella tua giornata lavorativa e che ti devi mettere come priorità in modo da togliertelo subito
• un compito personale: qualcosa che ha a che fare con la tua casa o con la tua famiglia
• un compito per i tuoi obiettivi: tempo che dedichi a qualcosa che fai e che ti porta maggiormente vicino a raggiungere un obiettivo che ti sei prefissato 

Usare il programma CPI in maniera quotidiana ti permetterà di aumentare la tua produttività non solo in ambito lavorativo ma anche in quello personale. 

Elimina i compiti più piccoli: hai qualcosa da fare e sai che potresti farlo in 5-10 minuti? Allora fallo subito. Questo ti permetterà di concentrarti maggiormente su compiti più importanti senza avere il tarlo in testa di dover fare anche altro. Se invece ti rendi conto che questi necessitano molto più tempo, pianificali secondo il tuo programma CPI. 

Dì di “no”: per qualcuno è davvero difficile dire di “no” ma se non vuoi essere quello che viene investito da mille compiti che gli altri gli affibbiano senza ritegno, allora dovrai imparare a dirlo. Se la richiesta arriva dai colleghi, basterà un “mi spiace ma sono già occupato in altri compiti e non credo di aver tempo oggi di fare quello che mi stai chiedendo.”

Qualora la richiesta arrivi dal capo, possiamo mostrargli tutte le attività che abbiamo da fare durante la giornata e chiedergli quale compito vuole che rimandiamo per fare la nuova attività che ci ha richiesto. In questo modo, diciamo un no in maniera cordiale affinché anche gli altri capiscano che non possono darti nuovi compiti ogni volta che ne hanno voglia. 

Crea dei template: creare dei template (ovvero dei modelli) ti permetterà davvero di risparmiare un sacco di tempo nelle attività. Crea dei documenti già preimpostati in cui dovrai solo inserire i nuovi dati per essere aggiornati ma che hanno tutte le info di base già inserite. Questo vale sia per documenti word o excel, sia per le email. Se sai che devi mandare la stessa email per dei promemoria o per invitare dei clienti a fare un’azione, studiati le parole giuste da utilizzare, crea il tuo template, in questo modo ti basterà cambiare solo i nomi, ma il resto è già fatto. Per prendere ispirazione, ti basterà cercare su Google i modelli che hai bisogno e rielaborarli un po’. 

Fai esercizio fisico al mattino (se possibile): perché decidere di fare esercizio fisico al mattino piuttosto che alla sera? Primo, perché aumenta il tuo livello di energia, migliora il tuo metabolismo e la tua concentrazione senza bisogno di assumere caffeina. Inoltre ti dà la spinta giusta per affrontare la tua giornata, visto che hai già compiuto in maniera positiva il primo task del giorno: ovvero hai portato a termine il tuo allenamento. Altro beneficio è che potrai dedicare le ore successive a quelle lavorative ai tuoi hobby. Inoltre, migliorerà anche la qualità del tuo sonno. 

Raggruppa le attività simili: sia nel lavoro che nella vita privata, raggruppare le attività simili ti farà risparmiare non solo tempo ma ti permetterà di avere maggior focus. Per fare nello stesso momento compiti che sono simili, non dovrai pensare fuori dagli schemi o essere creativo perché tutti hanno più o meno le stesse caratteristiche. Per esempio raggruppa i compiti “social” insieme, quindi occupati prima di tutte le email e tutti i social network e del contatto clienti, poi passa agli altri compiti. Così anche nella vita privata, all’inizio della settimana fai un planning di quello che mangerai durante i 7 giorni successivi fai una lista e vai al supermercato. In questo modo non dovrai occuparti del task “cibo” per il resto della settimana. 

Prendi appunti: fare affidamento nella propria memoria potrebbe non risultare la scelta migliore. Ricordarsi tutto quello che dobbiamo fare nell’arco della giornata ci porterà sicuramente a dimenticare qualcosa. Quindi semplifichiamo il tutto mettendo per iscritto quello che dobbiamo fare. Se non sei fai di carta e penna, usa la funzione di Note sul tuo smartphone ma abbi sempre a portata di mano qualcosa che ti permette di annotarti le cose. Primo perché liberiamo la mente dal compito di doversi ricordare cose e la possiamo utilizzare per altro. Secondo, perché ci potrebbero venire delle idee mentre lavoriamo su altre cose e annotandole, non le facciamo scappare e possiamo riprenderle successivamente quando ne avremo bisogno. 

Non essere perfezionista: cercare la perfezione, in molti casi, è solo fonte di stress ed è una mera illusione. Cercare la perfezione in qualcosa, ti porterà a mettere il tuo traguardo sempre più lontano e rischierai di togliere tempo ad altri compiti altrettanto importanti. Capisci quando hai fatto una cosa “buona” e passa a quella successiva. Non stiamo dicendo di abbassare gli standard, ma di rendersi conto quando è sufficiente il tempo e gli sforzi che abbiamo dedicato al nostro compito. 

Questi sono i nostri 10 consigli per aumentare la produttività. Avere delle abitudini e degli schemi, potrebbe far sembrare la quotidianità un po’ robotica, ma aiuta sicuramente a rimanere motivati e attivi. Essere motivati porta senza dubbio una maggior efficienza e a raggiungere maggiori obiettivi in ambito professionale e personale.