In questo periodo di smart working abbiamo dovuto imparare a come lavorare da casa e a spostare online anche i meeting che eravamo abituati a fare face to face. Molte aziende stanno continuando ad alternare lavoro in ufficio da lavoro da casa e vogliono mantenere questa flessibilità, ma soprattutto per quello che riguarda le riunioni online c’è una sorta di etichetta da rispettare affinché vengano svolte al meglio, non solo tra i colleghi ma anche con i clienti. Ecco 8 consigli per organizzare le tue prossime videocall virtuali senza problemi.

8 consigli per riunioni online perfette

1.Prova la tua attrezzatura

Prima di utilizzare Zoom, o Messengers Room di Facebook o Hangout, dovresti eseguire un test rapido per vedere se tutto quello che hai bisogno funzioni correttamente. Per esempio, il microfono funziona e la qualità del video? L’utilizzo delle cuffie è consigliato così che attutirà anche i rumori esterni. Oltre a questo dovresti avere anche una buona connessione Internet, così che i video non si interrompino o continuino a bloccarsi.

2. Scegli l’abbigliamento giusto

Può sembrare scontato e banale, ma il fatto che tu faccio la tua riunione online da casa, non significa che ti debba presentare con l’abbigliamento da casa. Rispetta quindi l’abbigliamento che terresti in ufficio o all’appuntamento col cliente, o a ciò che indosseresti per un colloquio faccia a faccia.

3. Preparati prima

Uno degli errori che spesso si fa, è sminuire le riunioni online non dandogli la stessa importanza di quelle che faresti in ufficio. Ergo, molto spesso se dobbiamo fare delle presentazioni o partecipare a un meeting, ci arriviamo impreparati. A maggior ragione se sei tu che la conduci, ricordati che è fastidioso far aspettare gli altri mentre tu trovi i file o apri i vari documenti, quindi organizzati e preparati prima.

4. Scegli il giusto sfondo

Quante volte, nelle riunioni online che hai fatto fino ad oggi, hai fatto caso allo sfondo che c’era dietro alla persona che ti stava parlando? La risposta probabilmente è, sempre. Non importa la stanza in cui ti metti, che sia la sala, uno studio o la cucina, assicurati però di avere dietro di te uno sfondo il più neutro e ordinato possibile, così che le persone non vengano distratte, e ci sia un ambiente professionale. Nella scegliere la stanza, o meglio l’angolo in cui metterti, tieni presente anche il fattore illuminazione. Ti devi vedere bene e non stare al buio e allo stesso tempo non devi avere il sole in faccio o essere retroilluminato.

5. Tieni un comportamento consono

Ricordati che è sempre una riunione di lavoro, quindi evita di sgranocchiare patatine o biscotti mentre sei connesso, o di farti vedere distratto tenendo vicino il telefono e rispondendo ai messaggi ogni due per tre, o urlare dietro ai tuoi figli perché corrono intorno. È facile perdere la concentrazione quando ci si trova nel proprio ambiente domestico, ma per il bene di tutti gli altri partecipanti alla riunione, fai del tuo meglio per essere attento.

6. Com’è il desktop del tuo pc?

Soprattutto se devi condividere lo schermo con altri, fai un check delle icone che ci sono sul tuo desktop. Quante ce ne sono? Sono ordinate? Sono tutte consone? Nel caso di una riunione all’ultimo minuto, crea una cartella sposta la maggior parte dei file indesiderati lì. Inoltre, se hai un Mac a cui hai collegato anche il telefono, ricordati di disattivare le notifiche così che se ti arrivino messaggio o email, gli altri non li possano vedere.

7. Disattiva il microfono se non devi parlare

Soprattutto quando si tratta di riunioni virtuali con un buon numero di partecipanti, i rumori di sottofondo di tutti potrebbero disturbare non solo chi sta parlando ma anche chi sta ascoltando. Quindi, se tu non devi parlare, ricordati di disattivare il microfono. Se sei tu che devi tenere il meeting, puoi chiedere gentilmente all’inizio a tutti i partecipanti di silenziare il microfono quando non devono intervenire.

8. Sfrutta le funzionalità di videoconferenza

I programmi che permettono di fare videoconferenze online hanno diversi strumenti da poter sfruttare: chat, sondaggi, condivisione di schermo, registrazioni… Utilizzali in modo da migliorare le riunioni e usali a tuo vantaggio.

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