Le riunioni sono un elemento imprescindibile nella vita del team. La maggior parte di noi partecipa a 5-10 riunioni a settimana (a volte di più), e molte di queste riunioni ci portano via tempo ed energie perché sono troppo lunghe o non sono state pianificate correttamente. Alza la mano se uno qualsiasi di questi scenari ti suona familiare:
- All’inizio dell’incontro, qualcuno dice: “Allora, perché abbiamo fissato questa riunione?” e c’è una pausa mentre tutti si guardano intorno. Ecco, non avere chiaro il perché genera smarrimento nel team e rischia di far perdere molto tempo prima di individuare il focus dell’incontro;
- Sei invitato a una riunione e un’ora prima dell’inizio, ricevi un’e-mail con tutto il materiale che dovresti leggere in anticipo. Questo porterà ad impiegare molto tempo della riunione a chiarire ai presenti il materiale utile per definire gli obiettivi sottraendo tempo alla fase produttiva, annoiando i presenti. Quando l’aggiornamento di qualcuno si trasforma in una domanda, la riunione si trasforma in una sessione di lavoro che va avanti ben oltre l’ora di fine prevista.
La chiave per evitare ciascuno di questi scenari è prendere un po’ di tempo per fare una pianificazione anticipata e di rimanere disciplinati una volta che la riunione inizia.
Qui ci sono alcuni consigli che vale la pena di ribadire:
- Decidere esattamente ciò che è necessario realizzare prima di arrivare, così da rendere subito chiaro il perché siamo lì;
- Riassumere l’obiettivo dell’incontro in una frase e includerlo nell’invito, così che tutti abbiano subito chiaro di cosa parleremo;
- Considera se le persone dovranno leggere o fare qualcosa in anticipo. Se sì, concedi loro almeno 24 ore per farlo così che tutti siano pronti e rendano la riunione più veloce ed efficace;
- Non mischiare diversi tipi di riunioni. Se si tratta di una breve riunione per check, mantienila in questo modo. Se inizia a trasformarsi in una sessione di brainstorming, reimpostate l’incontro e posticipatelo. Non tutte le persone presenti lavorano allo stesso progetto e non tutti potrebbero essere interessati al brainstorming che state tenendo.
Tenere a mente queste semplici regole può aiutarti a tenere concentrato il team durante le riunioni e condurlo a risultati maggiori.
Tu invece che trucchi usi per rendere le riunioni più efficaci?